El retorno gradual a las oficinas ya es una realidad, como también es una realidad que la forma predominante de trabajo no volverá a ser la de la pre-pandemia. El home office evidenció aspectos positivos y la presencialidad realmente hizo falta durante la pandemia. Al unir estas realidades, el modelo híbrido tiene todo para ser el futuro y el presente en la mayoría de las empresas.
Pero entre la teoría y la práctica hay una brecha que se debe superar. La gran cuestión es saber si las oficinas ya están aptas para incorporar el nuevo esquema. Al fin y al cabo, con tantos cambios que trajo la pandemia, que engloban el comportamiento de las personas, la transformación digital acelerada, la necesidad de distintos espacios físicos, entre otros, la estructura de las oficinas, así como su gestión, deberán revisarse.
La adaptación
Cuando la pandemia comenzó, resiliencia fue la palabra clave. La transformación digital se aceleró como consecuencia de este período difícil. Quien aprendió antes y respondió rápido lo aprovechó mejor. “En menos de una semana, pasamos todos nuestros colaboradores de la oficina central a home office. La pandemia trajo ese beneficio para Makro [una empresa que no tenía el trabajo remoto implementado]. Aceleramos el plan de transformación digital de la compañía. Pusimos a disposición notebooks para todos, con acceso seguro y remoto”, dice Patrícia Câmara, CIO de Makro Mayorista.
Hoy, la empresa está lista para operar en modo híbrido. “Invertimos en una solución de WiFi para cubrir el área de la oficina y garantizar que los profesionales puedan sentarse en cualquier ubicación, respetando la distancia y adaptándose a la reducción de espacios disponibles. La empresa ha realizado una rotación de profesionales en la oficina y los que están remotos participan de las reuniones mediante las herramientas de colaboración. Ya no sabemos dónde está el colaborador y ésto no cambia en nada, porque usamos las herramientas de TI para mantener la comunicación”, explica.
Sin embargo, no todos los empleadores están en la misma realidad. Muchos todavía están en proceso de evolución. “Existen varios niveles de maduración; me arriesgo a decir que aún hay quienes no están 100% preparados para el trabajo híbrido. Todavía hay mucho por hacer, tanto en relación con la adopción de tecnologías que faciliten la gestión de la rotación de personas en las oficinas como en el aprendizaje de cuál es la medida correcta para cada perfil de profesional”, cuenta Eduardo Dacorso, Channel Manager de New Wave Workspace.
Inversiones esenciales
Preparar una oficina para operar en el modelo híbrido requiere algunos puntos de atención:
- Computadoras para los colaboradores: Patrícia Câmara cuenta que, en Makro, fue necesario cambiar el patrón de la compañía, que pasó a proveer notebooks para el 100% de los empleados administrativos. “Pensando en el modelo híbrido, vimos que la inversión más eficiente sería notebooks”.
- Herramientas para el acceso de forma remota: la utilización de herramientas de acceso, como el VPN, son importantes para garantizar no solo la seguridad de la información, sino también para no comprometer la productividad.
- Herramientas de colaboración: hoy, es imposible pensar en un modelo de trabajo que englobe home office sin ellas, pero Dacorso dice que es importante utilizar herramientas que hagan monitoreos. Con ellas, es posible visualizar cómo está trabajando el empleado y evaluar la distribución de cargas de tareas. “Por ejemplo, el colaborador A está con una carga del 120%, mientras el B está con un 70%, ambos con el mismo perfil y capacidad. ¿No sería mejor redistribuir las tareas?”
- Espacio físico adecuado: para garantizar la seguridad de todos, es necesario adaptar los ambientes de la oficina para mantener el distanciamiento. Pueden utilizarse soluciones como una protección de acrílico, un mayor espacio entre las mesas, una mejor cobertura de WiFi y señalizaciones sobre cuidados específicos.
- Muebles para el Home Office: al trabajar desde casa, los colaboradores pueden ejecutar mejor sus actividades cuando tienen muebles apropiados, con todos los cuidados ergonómicos. Y las empresas deben prepararse para ayudar a los que no disponen de mobiliario adecuado.
Eficiencia garantizada
Hacer grandes inversiones solamente para “apagar el incendio” puede ser arriesgado. Por eso, es importante tener una planificación a largo plazo; al fin y al cabo, el modo híbrido llegó para quedarse.
“Hacer un buen estudio de caso con los partners de tecnología ayuda mucho. Intercambiamos muchas experiencias, especialmente para la decisión de compra o locación de activos. En Makro, optimizamos nuestro plan de inversión anual para integrar las tecnologías necesarias para el trabajo híbrido”, cuenta Patrícia Câmara.
El tema de la rotación de colaboradores es fundamental en esa planificación. Según Eduardo, se puede iniciar con un análisis juicioso de cuáles profesionales tienen más o menos flexibilidad dependiendo de la función. Realizar una encuesta con los empleados ayuda a entender quién quiere o necesita estar en casa, o quién quiere ir a la oficina y por qué.
La cultura de la empresa también se debe considerar. Cuando se analicen estos puntos, es posible establecer los requisitos más importantes para la aplicación de tecnologías que soporten las medidas adoptadas de inmediato, a mediano y a largo plazo, dice Eduardo Dacorso. Por ejemplo: en la primera fase, ordenar el retorno de forma estructurada y segura. En la segunda, permitir un análisis profundo de cómo se están utilizando las oficinas y, en la tercera, evaluar qué más se puede integrar a la solución de gestión del espacio.
Superando las adversidades
Adoptar el padrón híbrido de trabajo como la nueva normalidad también trae desafíos que van más allá de la cuestión logística. La resistencia al cambio de hábito, para Eduardo Dacorso, es uno de los principales obstáculos a superar. Él agrega: “Las empresas que brindan la mejor experiencia para sus colaboradores tienden a cosechar los mejores frutos. Estas deben buscar tecnologías que puedan ser aliadas de los colaboradores, para que ellos se sientan bien asistidos por el empleador”.
El fortalecimiento del vínculo entre los colegas de trabajo también es un desafío que se debe afrontar en ese nuevo modelo. Para Patrícia, es importante el equilibrio entre lo presencial y lo remoto. Ella recuerda, además, el cuidado de la salud mental. Al fin y al cabo, la vida en pandemia no fue fácil para nadie y los efectos de la crisis sanitaria mundial con seguridad se extenderán por bastante tiempo.
Orange Business, división del Grupo Orange dedicada al universo B2B, es un proveedor global de servicios de TI y comunicaciones, estratégicamente posicionado para permitir que la transformación digital ocurra de forma fluida, garantizando el mayor beneficio posible a sus clientes, independientemente de los sectores dónde operen.