Le terminal ne fait pas tout !
Disons-le d’entrée, mettre en place le « digital workspace » dans l’entreprise ne se limite pas à la mise à disposition d’outils de travail digitaux. Pour pleinement amorcer sa transformation digitale, l’entreprise doit aménager un environnement de travail complet :
- outils de communication (e-mail, messagerie instantanée, accès à l’intranet et au réseau social d’entreprise...),
- outils de travail collaboratif et de partage d’information (gestion documentaire, gestion de projet…),
- outils métiers sélectionnés selon le profil du collaborateur.
Le digital workspace n’apporte pas uniquement une réponse au travail en mobilité. Il va plus loin en apportant un nouveau cadre légal et en accompagnant les nouvelles pratiques de travail : télétravail, bureaux partagés, mise à profit des temps de transport...
Repenser la façon de travailler
Fournir un environnement de travail digitalisé, c’est bien… Le modeler selon les besoins concrets de ses équipes, c’est mieux. Pour cela, l’entreprise doit repenser en profondeur son organisation et sa façon de travailler.
- Le management doit apprendre à coordonner des équipes plus mobiles ou distantes afin de maintenir le lien, accepter le décloisonnement des services et les communications transverses.
- La DSI doit apprendre à encadrer de nouvelles pratiques porteuses de nouveaux enjeux (de sécurité, de gestion des accès à distance, de gestion d’un parc hétérogène...) et repenser sa stratégie en partenariat étroit avec les métiers.
- Les utilisateurs doivent prendre conscience des bonnes pratiques d’utilisation des outils d’échange de données sensibles.
- La DRH doit repenser la relation entre l’entreprise et le salarié, redéfinir le lieu de travail, les horaires, le dialogue avec les collaborateurs.
Éviter que le Big Bang devienne le Big Badaboom !
Impliquant un changement de culture pour toute l’entreprise, le passage au digital workspace nécessite la mise en place d’une démarche d’accompagnement du changement. Ceci afin d’éviter de ne pas perdre une partie des collaborateurs en cours de route. Marc Bonis, Solution Strategist pour le spécialiste des solutions collaboratives JiveSoftware revient sur l’importance de ces dispositifs : « Nos clients qui enregistrent la meilleure adhésion au changement de culture sont ceux qui fournissent un effort supplémentaire sur leurs outils de management, introduisent des systèmes de gamification, des challenges, des dispositifs d’incentives… ».
Cet accompagnement peut faire l’objet de plusieurs approches : « Dans une approche relationnelle, les collaborateurs chercheront directement la personne qui va pouvoir les aider. D’autres s’inscriront davantage dans une démarche documentaire, en cherchant à lire pour s’informer. Et enfin, d’autres préféreront participer à des forums pour obtenir les réponses à leurs questions, dans une approche collaborative ».
Chaque collaborateur a un rapport personnel à son travail. Plus l’accompagnement est personnalisé, mieux c’est !
Pour aller plus loin
>> Entreprise numérique : enjeux et opportunités
>> Quelles directions impliquer dans la transformation digitale ?