Les nouveaux outils collaboratifs font leur entrée dans l'entreprise

Qu’entend-on par « nouveaux » outils collaboratifs ?

Face aux solutions de communication et collaboration mono-services (mail, chat, partage de documents), de nouveaux outils émergent sous la forme de services à usages multiples. Sortes de couteaux suisses adaptés aux usages quotidiens des salariés, de plus en plus de collaborateurs les plébiscitent : 

• Parce que ce sont des outils agiles

Pour s'adapter aux usages de travail mobiles et de collaboration en équipe, ces outils incluent des systèmes de partage, modification et stockage des fichiers mais aussi des capacités de recherche sémantique puissantes pour aider les utilisateurs à retrouver le contenu. Selon une étude Google de 2015, ces fonctionnalités sont les plus importantes pour "améliorer le rendement et la performance collective" au sein de l'entreprise.

• Parce que ce sont des outils flexibles

Selon une étude du cabinet Schole, 1/3 du temps de travail est consacré aux échanges. Voix, vidéo ou messagerie instantanée : les nouveaux outils collaboratifs permettent de communiquer quel que soit le terminal utilisé ou le type de communication.

• Parce que ce sont des outils tournés vers leurs métiers

En intégrant les API des logiciels métiers, chaque utilisateur va gagner en efficacité et en productivité.

L'outil collaboratif de demain se dessine comme une application tout-en-un, ou cross-terminaux, qui va permettre de suivre une conversation, synchrone et asynchrone, sur un mobile, une tablette ou un laptop. En facilitant la gestion, le partage et la modification de ses fichiers, l’outil collaboratif de demain permet à chacun de communiquer et se concentrer sur ses tâches en toute mobilité !

Ces fonctionnalités natives, alliées aux intégrations métiers ou sur-mesure, créent un environnement de travail aux scénarios d'utilisation sans limites :

• Dans le cas d'un service commercial : en utilisant les fonctionnalités de communication avancées, de partage de fichiers et l'intégration d'un CRM,  les équipes gagnent en réactivité et collaborent afin de répondre plus efficacement aux propositions commerciales; quel que soit l'endroit où ils se trouvent : en déplacement, en home office ou au sein des locaux.
• Dans le cas d'un service client : en intégrant les outils CRM et de ticketing à la plateforme collaborative, le salarié n'a plus à jongler entre les différents logiciels : les processus sont fluidifiés, le délai de réponse amélioré. Résultats : un désengorgement des call-center et une nette amélioration de la satisfaction-client.

Editée par Cisco, Spark est une nouvelle plateforme collaborative qui allie 3 couches de service pour répondre aux nouveaux besoins de la collaboration :
- des capacités natives pour répondre aux enjeux de la collaboration de demain ;
- des capacités augmentées pour répondre aux exigences de chaque entreprise 
- et enfin l'intégration de services tiers afin de répondre aux spécificités propres à chaque métier.

Les enjeux pour l’entreprise

Pour faire face à l'enjeu de l'intégration, l'adoption et la sécurisation d'un tel outil, l'entreprise doit se doter d'une stratégie de mobilité claire et pérenne qui doit intégrer les 3 dimensions de l'Entreprise Mobility Management (EMM / management de la mobilité) : 

• Un inventaire du matériel et des applications avec des actions d'effacement partiel ou à distance, le verrouillage à distance etc.
• La configuration des politiques de sécurité tels que la stratégie de mot de passe, le chiffrement de périphérique, les paramètres WiFi, la détection des périphériques jailbreakés, etc.

Le MDM est aussi un levier pour intégrer le BYOD dans la stratégie globale de l'entreprise. L'explosion des terminaux personnels ne doit pas être vue comme une menace : c'est une réelle opportunité de gain de productivité et d'économies pour l'entreprise. En moyenne, les collaborateurs gagnent 81 minutes de travail par semaine en utilisant leurs propres terminaux, bien plus qu’avec un terminal fourni par l’entreprise, et 49% se sentent plus productifs.

• MAM ou Mobile Application Management :

Politique de distribution et de mise à disposition des applications mobiles propres à l'entreprise et à chaque business unit. Que ce soit par le biais de stores In-House privés de l'entreprise ou sur les stores d'applications Apple Store d'Apple et Google Play Store, le but du MAM est aussi d'identifier les profils d'utilisateurs vers lesquels sera poussé un certain nombre d'applications qui seront sélectionnées et validées en amont, pour améliorer la productivité et la collaboration.

• MCM ou Mobile Content Management :

Consiste à sécuriser les données de l'entreprise présentes sur le terminal mobile tout en préservant l'expérience utilisateur, que le terminal soit fourni par l'entreprise ou qu’il appartienne à l'employé. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs e-mails, contacts, calendriers, applications, documents et navigation Web à partir d'un conteneur sécurisé installé sur leur appareil mobile.

Ainsi elles peuvent aller au-delà de la seule gestion des terminaux et s'intéresser à celle des applications mobiles et du contenu pour accompagner au mieux la mobilité d'entreprise. Cette stratégie doit impliquer la DSI mais aussi les directions métiers pour être au plus près des besoins des utilisateurs finaux, et doit s'accompagner d'une réflexion sur l'administration des réseaux, notamment pour parer à l'augmentation des connexions (mise en place du SDN/NFV - Software Defined Network / Network Functions Virtualization).

La collaboration et la mobilité sont deux enjeux primordiaux qui touchent tous les métiers et toutes les fonctions. Cette nouvelle génération de services requiert la mise en œuvre d’infrastructures solides et sécurisées, dont la complexité n’a d’égale que l’intuitivité des interfaces proposées aux utilisateurs. S’appuyant sur l’intégration des technologies les plus innovantes, les entreprises pourront développer de nouvelles applications (Réalité augmentée, Agents Virtuels) où, comme par magie, la technologie s’effacera peu à peu pour laisser à une expérience utilisateur incomparable.