Flexibilité, mobilité, virtuel, projet sont des mots qui rythment notre quotidien professionnel. Avec pas moins de 25 jours de réunion par an, les outils collaboratifs sont donc devenus un allié sans commune mesure. Mais attention à ne pas tomber dans le travers de ces outils : ce n’est pas parce qu’il est simple et rapide de convier ses collègues dans une webconférence, qu’il ne faut pas savoir quand et comment bien le faire. Vous êtes la clé de l’efficacité des outils collaboratifs !
Nos nouveaux modes de travail nous imposent l’utilisation d’outils collaboratifs efficaces !
Nous vivons tous à 100 à l'heure et les call conf s'enchaînent, réunissant différents acteurs et parties prenantes de droite et de gauche. Alors oui ! On ressort au bout d'une heure de discussion ou de présentation avec quelques tâches et une prochaine date. C'est pour le moins efficace, et c’est d’ailleurs pour cette principale raison que les réunions à distance sont le mode de collaboration n°1 depuis 2016, devant les réunions en présentiel et les autres modes de collaboration (visioconférence, réunion téléphonique). Efficaces oui, à condition de savoir communiquer et s’en servir ! Qui n’a pas vécu ces réunions à 10 ou plus, où il n’y a que le présentateur qui soit réellement attentif ?!
5 règles d’or des réunions efficaces s’appliquent, en présentiel comme en webconférence
1. N’invitez que les personnes indispensables. Vous enverrez vos notes aux autres, pour information. On dit « Mieux vaut être seul, que mal accompagné ? » et bien sachez que c’est pareil au bureau !
2. Un objectif et un ordre du jour doivent être fixés. Ce n’est pas compliqué de mettre l’ordre du jour si on a préparé un tant soit peu sa réunion, et si elle n’est pas préparée, autant l’annuler.
3. Pendant la réunion, les participants doivent rester attentifs et concentrés. 2 astuces :
- Privilégiez des réunions courtes de 30 minutes. Le « pic d'efficacité " d'une réunion se situe autour de 45 minutes Ça permet de maintenir l’attention de toute l’audience, d’aller droit à l’essentiel et de reporter les sujets qui méritent une plus ample réflexion dans le plan d’actions, à traiter en dehors de la réunion. Croyez-moi, tout le monde vous remerciera !
- Imposez la webcam ! On voit vite quand les participants lisent leurs mails ou arrosent les plantes. Avec une webcam, les participants s’autocensurent et l’échange entre les participants brasse plus d’émotions, éveillant également davantage notre attention !
4. On arrive, on commence et on termine à l’heure. Surtout quand on n’a que 30 minutes !
5. Et bien entendu, on prend des décisions et on définit le plan d’actions.
Sinon, on peut décaler rapidement la réunion à un moment plus propice. Rien ne sert de faire un tour de table pour dire qu’on n’a pas avancé sur les actions définies, à moins que les raisons du retard ne modifient ledit plan d’actions !
Le meilleur des outils collaboratifs ne remplace pas complètement les réunions en présentiel !
Et en même temps, avez-vous déjà travaillé pour une personne que vous n'aviez jamais vue ? Avec cette sensation étrange d'un plaisir incomplet, de travailler parfois dans le vide, ce manque étrange de reconnaissance. Alors bien sûr, on peut d'abord travailler pour soi et être motivé(e) par son propre travail. Mais nous restons avant tout humains et rien ne remplace le sourire sincère et le remerciement en public du travail bien accompli. Et d'ailleurs, vous retrouvez aujourd'hui des formations spécifiques liées au management et à la motivation d'une équipe à distance car le sentiment d'appartenance reste essentiel dans la motivation et l'engagement des employés dans leur travail quotidien.
Alors gardez en tête que la vie n'est pas binaire : même dans un monde digital, l'humain reste la clé du partage des valeurs et des sentiments. N'oubliez jamais que la meilleure des collaborations ne peut se faire qu'à travers la réelle motivation des membres d'une équipe. Et ce sentiment de bien-être se construit aussi à travers nos 5 sens : une bonne poignée de main, une gestuelle chaleureuse et dynamique, un sourire charmant, des yeux pétillants, un ton convaincant, une voix agréable... Voilà ce qui nous donne réellement envie de nous surpasser, d'aller de l'avant, de progresser.
Un outil reste un outil. Ce qui est la clé reste et restera l'humain. Profitez des outils collaboratifs pour rester efficients et n'oubliez jamais de vous voir de temps en temps (une à deux fois par an), pour partager un "like" d'une autre nature. Et pour rendre cette rencontre agréable et unique, repensez les espaces de partage et de rencontre de votre entreprise, un autre sujet qui sera développé dans un prochain post !
A bientôt alors…
Laure
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Je travaille depuis plus de 10 ans pour la promotion et la réalisation de services autour des solutions de Communications unifiées et de Collaboration. Après avoir connu l’avant-ventes, le marketing ou la direction technique, je suis aujourd’hui responsable du produit Business Together Sharespace, notre solution RSE, avec toujours la même volonté d’apporter à nos clients la technologie avec la passion et l’énergie !