Sentando las bases para la vuelta a la oficina

Gran parte de la conversación se ha centrado en los beneficios culturales de la oficina frente al trabajo en casa. La atención se centra en cómo asesorar a los trabajadores más jóvenes, mejorar la colaboración y fomentar la cultura empresarial. A veces se avanza con cuestiones económicas más amplias: como qué impacto tiene para la economía de las ciudades y centros comerciales el trabajo remoto permanente y para empresas que subsisten gracias al movimiento que genera el desplazamiento masivo a las oficinas.

El papel de la oficina en sí

Rara vez el debate analiza las implicaciones para la propia oficina. Sin embargo, a menudo se necesitan cambios significativos, incluso si los empleadores logran volver a la presencialidad plena. Hay nuevas medidas de salud y seguridad a tener en cuenta, desde el distanciamiento social hasta sistemas de entrada segura sin contacto, medidas de limpieza mejoradas e interrogantes acerca de cómo organizar áreas de descanso y cocinas comunitarias.

Luego está la consideración acerca de tecnología. Los empleados llevan muchos meses utilizando en mayor o menor medida su propia tecnología y conectividad. Incluso aquellos a los que sus empleadores han equipado completamente han dependido de la banda ancha doméstica para el acceso a Internet. La calidad de las conexiones domésticas a menudo supera la de las redes comerciales. Si bien este era el caso antes de la pandemia, el contraste será mucho más significativo cuando vuelvan a estar en la oficina.

No se trata solo de conectividad y dispositivos personales. Las soluciones, como Teams, Zoom y WebEx con las que muchos se han sentido cómodos, han demostrado ampliamente lo fácil que puede ser colaborar de forma remota. Esta expectativa no solo se mantendrá con el regreso a la oficina, sino que también socavará los argumentos de aquellos que predican la presencialidad de tiempo completo.

La oficina y la experiencia del empleado

Estas consideraciones se vuelven más complejas por macrotendencias más amplias, en particular el alto índice de renuncias. Más empleados que nunca, están dispuestos a dejar sus empleos, creando una importante escasez de mano de obra y exacerbando lo que ya era una feroz guerra por captar y retener talento.

Para lograr atraer y conservar talentos, la experiencia del empleado es fundamental. Dentro de eso, el papel de la oficina y su importancia para la propuesta de valor del empleado (tanto para captar como para retener talento) se vuelve mucho más importante. ¿Por qué elegiría trabajar para un empleador que no solo exige asistencia en persona a tiempo completo, sino que también espera que viaje a un bloque de oficinas sin vida, sin inspiración y con problemas técnicos? Es una decisión fácil cuando otros empleadores ofrecen una experiencia laboral más atractiva, ya sea con trabajo híbrido o una oficina más adaptada a lo que buscan los empleados.

Está claro que si los empleadores quieren atraer y retener talento, deben ofrecer una experiencia de empleado excepcional. Para hacer eso, se requiere una comprensión de los momentos que son importantes para la fuerza laboral. Entre ellos se encuentra la capacidad de interactuar y conectarse con personas, tanto física como virtualmente. Una experiencia digital sin fricciones es la base de todo esto. Si bien la mayoría parece entender este principio, ¿se dan cuenta del valor que ofrece la oficina, o más bien la nueva oficina centrada en la colaboración? Y, quizás más importante, ¿saben cómo diseñar estos espacios de trabajo?

La oficina ideal por ahora

Muchos pensarán que es fácil. Derribar algunas paredes, cambiar los cubículos por escritorios compartidos y sumar plantas de interior en espacios creativos designados. En otras palabras, buscar imágenes de las oficinas de Google y “copiar/pegar”

Este es un enfoque equivocado. Las oficinas de las empresas con visión de futuro, generalmente centradas en la tecnología, están diseñadas para promover la colaboración, la comunicación y modelos flexibles de trabajo para que el personal pueda trabajar de manera que se ajuste a sus expectativas. Estas empresas se han dado cuenta de que estos espacios de trabajo solo se pueden habilitar con la infraestructura técnica adecuada.

Por lo tanto, tener la red y la conectividad correctas supone una transición perfecta del escritorio al área de descanso, sin interrupciones. Es poner fin a los puntos negros (sin conectividad o mala conectividad), independientemente de la arquitectura física de la planta. Es disponer de equipos de audio y video que permitan tener de una experiencia de alta calidad sin interrumpir a quienes trabajan cerca. Es contar con salas de reuniones totalmente conectadas que no requieren procesos prolongados, y muchas veces contradictorios, para operar los equipos, ya sean de voz, video o interactivos. Es trabajar en un entorno completamente seguro, sistemas complicados de inicio de sesión.

La realidad de implementar cambios en la oficina

Esto no es sencillo. Estamos hablando de integrar Internet en las redes corporativas mucho más estrechamente que nunca. Es un trabajo desafiante, que requerirá una revisión de la seguridad y una comprensión de cómo se conectarán los empleados, pero es vital que se haga. Ya sea que permitan a los trabajadores remotos iniciar sesión en las salas de reuniones para colaborar con los empleados in situ o para los empleados en múltiples ubicaciones, las empresas deben garantizar que las redes puedan hacer frente a una variedad de conexiones de puntos finales sin degradación del servicio para brindar esa experiencia de calidad.

Sin embargo, es un trabajo que se puede comenzar ahora. Incluso aquellos empleadores con contratos de alquiler fijos a largo plazo pueden comenzar a prepararse para espacios de trabajo más colaborativos sin hacer ningún trabajo de construcción física. Si implementan la infraestructura de red, las políticas de seguridad, las comunicaciones unificadas y las soluciones de colaboración adecuadas, habrán hecho el trabajo duro para cuando lleguen al punto de poder equipar espacios físicos para formas de trabajo más colaborativas.

También es un trabajo que debe realizarse para permitir que la empresa reaccione rápidamente a los cambios. Pueden ser bloqueos repentinos, crisis de transporte y cadena de suministro, clima adverso o disturbios civiles; cualquiera que sea la interrupción, aquellas empresas con espacios de trabajo colaborativos conectados podrán adaptarse más rápido. Podrán ajustar tanto sus oficinas como su tecnología para acomodar olas de alta y baja utilización. Eso podría significar agregar o quitar rápida y fácilmente medidas adicionales de seguridad y salud; cambiar las reuniones en la oficina por eventos totalmente virtuales y viceversa; o cerrando y reabriendo oficinas rápidamente, con poca o nula interrupción. Aquellas empresas que aún utilizan enfoques previos a la pandemia tendrán dificultades para lograr la misma flexibilidad y, lo que es más importante, la continuidad del negocio.

Todo esto es posible, pero es más sencillo con el socio adecuado. Desde la consulta inicial para identificar la estrategia adecuada, hasta la planificación e implementación de las soluciones integradas necesarias, pasando por la gestión de la red, garantizando una óptima experiencia de extremo a extremo, el socio adecuado puede poner en marcha todo lo necesario para que la nueva oficina esté en línea con evolución de las formas de trabajo. De hecho, ya sea que elija un enfoque híbrido, totalmente remoto o presencial, contar con un socio con el conocimiento tanto de la infraestructura subyacente como de las comunicaciones unificadas y las herramientas de colaboración necesarias aumentará significativamente la probabilidad de implementar con éxito estos nuevos tipos de espacios de trabajo.

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