Contar con una política formal de movilidad - que considere una estrategia de gestión e implementación de programas, plataformas y aplicaciones – son los puntos cruciales en la adopción.
El Home Office ha dejado de ser una tendencia para volverse en un estilo de vida corporativo, en el que la presencia en la oficina es secundaria y el empleado trabaja desde cualquier lugar, con acceso a todos los sistemas e información que necesita, gracias a las herramientas de colaboración. En junio de este año, la empresa americana Automattic, dueña de la plataforma de blogs WordPress, tomó una medida aparentemente radical: cerrar su oficina en San Francisco (EEUU) y permitir que sus más de 500 empleados trabajasen desde donde quieran. La decisión surgió porque, con la implementación de la política de trabajo remoto como opcional, sólo alrededor de cinco personas frecuentaban la oficina, habiendo a disposición un espacio de 1400 metros.
En América Latina, aún estamos lejos de ese escenario, pero las perspectivas son de crecimiento. En Colombia, por ejemplo, el Ministerio del Trabajo estima que existen 50 mil trabajadores virtuales actualmente y ese número debe alcanzar 120 mil en 2018. En Argentina, fue de 320 mil en 2004, a dos millones en 2015.
Política y herramientas
Para iniciar el proceso, es importante tener en cuenta que no se trata solamente de tener acceso al e-mail corporativo a través de un celular o a la red corporativa a través de la conexión de internet doméstica. Es necesito contar con una política formal de movilidad, que considere una estrategia de gestión e implementación de programas, plataformas y aplicaciones que permitan el acceso a la información y comunicación desde cualquier lugar.
Los sistemas tradicionales no funcionan en un ambiente móvil. Es preciso, por lo tanto, que las soluciones tecnológicas que se implementen en la oficina estén alineadas con las herramientas móviles, para así garantizar a cada uno de los usuarios, no solamente productividad sino también seguridad.
La primera tecnología necesaria para este nuevo ambiente es la Red Privada Virtual (VPN), que crea una conexión segura, y puede ser vista como un túnel único, personal y bidireccional entre la computadora y red de la empresa, también conocida como gateway. Esto posibilita el intercambio de información con seguridad y confidencialidad, permitiendo así el acceso a sistemas y herramientas internas, como si el empleado estuviese físicamente en la empresa.
El colaborador que trabaja desde su casa necesita, también, mantener interacción con los demás profesionales de la empresa, clientes y proveedores. Es aquí donde las herramientas de colaboración son la clave. Con aplicaciones de chat y de videoconferencia, además de un teléfono móvil y una extensión del teléfono corporativo, el empleado tiene a disposición todos los medios necesarios para una comunicación efectiva.
Sin embargo, si la propuesta es, realmente, adoptar el trabajo remoto, es necesito cambiar también los procesos, pues de nada ayuda tener una tecnología flexible si los procedimientos internos son obsoletos. Eso quiere decir, por ejemplo, que la evaluación de desempeño del empleado debe ser hecha en vez de por horas trabajadas en la oficina, por resultados. Con la transformación digital y las nuevas generaciones de profesionales - más conectados y atentos a la calidad de vida -, el Home Office y la colaboración representan un camino de ida. La empresa que se anticipe ciertamente tendrá ventaja competitiva y conquistará los mejores talentos.
George Paiva es gerente de Recursos Humanos para América Latina en Orange Business.